Цаасан захидлаас олон давуу талтай тул цахим шуудан нь харилцааны үндсэн хэлбэрүүдийн нэг болоод удаж байна. Гэсэн хэдий ч бусад олон технологийн шинэчлэлийн нэгэн адил энэ төрлийн харилцаа холбоо нь өөрийн гэсэн дүрэмтэй байдаг. Интернэт шуудангаар харилцах нь амьдралын олон салбарын салшгүй хэсэг болсон хэдий ч ихэнх хэрэглэгчид имэйлийн бүрэлдэхүүн хэсэг юу вэ гэсэн асуултад хариулж чадахгүй.
Хэрэглэгчийн нүдээр имэйлийн бүтэц
И-мэйл зурвасууд нь хуучин үеийнхэнд танил болсон цаасан захидлуудтай төстэй бөгөөд эрс ялгаатай. Гэхдээ имэйлийн үйлчилгээнээс үл хамааран имэйлийн бүтэц нь үргэлж ижил байдаг. Имэйлийн бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг жагсааж, тус бүрийг нь товч тайлбарлая:
- "Хэнд" талбар. Энэ талбар нь хүлээн авагчийн хаягийг агуулна. Хэрэв олон хүлээн авагч байгаа бол тэдгээрийг цэг таслалаар тусгаарла.
- "Сэдв" талбар. Олон шуудангийн үйлчилгээнд үүнийг заавал хийх ёстой гэж үздэг. Хэрэв сэдвийг зөв бичсэн бол хэрэглэгчид үсэг олоход хялбар байх болно.
- Захидлын үндсэн хэсэг. Имэйлийн үндсэн хэсэг нь үндсэн текстийг агуулна.
Нуугдсан имэйл бүрэлдэхүүн
Бид захидлын харагдах бүтцийг харлаа. Гэхдээ энгийн нүдэнд харагдах элементүүдээс гадна имэйлийн бүрэлдэхүүн хэсгүүдэд дараах талбаруудыг хамааруулж болно:
- хэнээс (энэ талбарыг автоматаар бөглөнө);
- хуулбар (гол хүлээн авагчаас гадна захидлын хуулбарыг өөр хүнд илгээнэ);
- сохор хуулбар (захидлын хуулбарыг үндсэн хүлээн авагчид мэдэгдэхгүйгээр илгээх шаардлагатай бол хэрэглэнэ);
- хавсралт.
Техникийн үүднээс имэйлийн бүрэлдэхүүн хэсгүүд
Техникийн үүднээс авч үзвэл аливаа имэйлд дараах бүрэлдэхүүн хэсгүүд орно:
- Толгой, эсвэл SMTP протоколын дугтуйнууд. Эдгээр гарчиг нь имэйлийн үндсэн хэсэгт ороогүй байж болно. Өөрөөр хэлбэл, шуудангийн сервер нь мессежийн хэсэгт зааснаас илүү мэдээлэлтэй байх нөхцөл байдал үүсч болно. Гарчиг нь илгээгч, хүлээн авагчийн хаяг, илгээгч хостын хаягийг агуулна.
- SMTP протоколын хэл дээр байгаа мессеж нь өөрөөөгөгдөл гэж нэрлэдэг. Энэ нь эргээд дараах байдлаар хуваагдана:
- захидлын толгой хэсэг - цаасан шуудангийн адилаар энэ нь захидал дамжсан шуудангийн серверүүдийн талаарх мэдээлэл болон бусад мэдээллийг агуулдаг;
- захидлын гол хэсэг - захидлын текст.
Бизнесийн захидал харилцааны цахим шуудангийн бүтэц
Хэрэв бид өнөөг хүртэл техникийн үүднээс цахим шуудангийн бүтцийн талаар ярьж байсан бол одоо бизнесийн захидал харилцааны хувьд сайн бичсэн имэйлийн элементүүдийг харцгаая, учир нь өөрийгөө хүндэтгэдэг компани бүр дагаж мөрдөхийг хичээдэг. нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн харилцааны стандарттай.
Хэдийгээр цахим мессежийн олон тооны ангилал байдаг ч дизайны бүтцээр нь хоёр бүлэгт хуваадаг. Эхний бүлэг бол харилцааны захидал бөгөөд тэдгээрийг ажлын явцад ашигладаг. Хоёр дахь нь тохиролцооны захидал: уулзалтыг нэгтгэн дүгнэсэн мессежүүд, ажил дуусгах эцсийн хугацаа болон талууд тус бүрээс шаардлагатай арга хэмжээг тодруулах бусад чухал талуудыг тусгасан болно.
Имэйл бүрийн бүрдэл хэсгүүдийг тусад нь жагсаацгаая.
Захидал-харилцаа
Бүтэц нь дараахь зүйлийг агуулсан байх ёстой:
- Имэйлийн гарчиг. Энэ талбарт уулзалтын цагийг зөвшилцөх, анхаарах асуудлын жагсаалт гэх мэтийг хүлээн авагчаас яг юу хүлээж байгааг зааж өгөх нь хамгийн сайн арга юм.
- Сайн байна уу. Хэд хэдэн хүнд захидал илгээхээр төлөвлөж байсан чАжил хэргийн харилцааны ёс зүй нь хүлээн авагчидтай заавал мэндлэх ёстой.
- Мессежийн агуулга. Хүсэлтийг аль болох нарийвчлан тодорхойлсон имэйлийн бодит текст.
- Байгууллагын гарын үсэг. Олон хүний мартдаг цэг. Зөв зохиосон гарын үсгийн загварт зохиогчийн овог нэр, албан тушаал, түүний холбоо барих мэдээлэл (утасны дугаар, компанийн вэб сайтын холбоос, цахим шуудан гэх мэт) орно. Байгууллагын баталсан дүрэм, журмаас хамааран гарын үсэг өөр өөр байж болно.
- "Хэнд" болон "Хавч" талбарууд. Тэдгээрийг хамгийн сүүлд жагсаасан шалтгаан нь - хамгийн сүүлд бөглөснөөр та дуусаагүй эсвэл баталгаажуулаагүй мессеж илгээх боломжийг үгүйсгэх болно.
Гэрээний бичиг
Дээр дурдсанчлан энэ төрлийн цахим мессежийг уулзалтын үр дүнг нэгтгэн дүгнэх, тал бүрийн үйл ажиллагааны төлөвлөгөөг зааж өгөх, эцсийн хугацааг тогтооход ашигладаг. Ийм захидал нь хурлын нэг төрлийн "протокол" бөгөөд мэдээллийг хялбархан зохион байгуулах боломжийг олгодог. Энэ төрлийн захидлыг төлөвлөгөөний дагуу бүтээдэг:
- Сайн байна уу. Хэрэв захидалд нэгтгэсэн уулзалтад оролцогчдын тоо цөөн байсан бол та хүн бүрийг нэрээр нь жагсааж эсвэл ерөнхий мэндчилгээний хэлбэрийг ашиглаж болно.
- Уулзалтын зорилгыг давтаж, үр дүнг нь захидалд нэгтгэн бичнэ.
- Хуралдаанаар хэлэлцсэн асуудлын жагсаалт. Асуудал бүрээр гэрээ, шийдвэр, хэрэгжүүлэх хугацааг зааж өгсөн.
- Яаралтай шийдвэрлэх шаардлагагүй боловч орхигдуулж болохгүй асуудлуудын жагсаалт.
- Уулзалтад оролцогчдын санал бодлыг тодруулах - бүх зүйлийг харгалзан үзсэн үү?
- Загварын гарын үсэг.
